Términos y Condiciones de Uso de Extudents

1. Quiénes somos y a qué se aplican estos términos

Extudents es una plataforma escolar desarrollada y operada por VIRTUAL TEC S.A.S. (en adelante, "Virtual Tec"), sociedad colombiana identificada con NIT 900.125.927-4, con domicilio en la Calle 77b # 57-141, Oficina 212, Centro Empresarial Las Américas, Barranquilla, Atlántico, Colombia.

Estos Términos y Condiciones (los "Términos") regulan el uso de:

• la aplicación móvil Extudents (Android e iOS), que usa toda la comunidad educativa;
• el panel web del colegio y la consola del operador;
• el sitio público de Extudents, incluido el formulario para agendar reuniones;
• los dispositivos de portería que el colegio conecta a la plataforma (tableta en modo kiosco y terminales de huella).

El uso de Extudents por parte de un colegio se rige, además, por el contrato comercial que ese colegio firme con Virtual Tec. Si ese contrato dice algo distinto de estos Términos, prevalece el contrato en la relación entre Virtual Tec y el colegio.

2. Definiciones

3. Aceptación

Al crear tu contraseña, entrar a la Plataforma o enviar el formulario del sitio público, aceptas estos Términos. Esa aceptación es un mensaje de datos con plena validez jurídica (Ley 527 de 1999, artículos 2, 5 y 14).

Si eres menor de edad, tu cuenta la crea el Colegio y la usas bajo la supervisión de tu representante legal. Tu representante legal acepta estos Términos en tu nombre.

Si no estás de acuerdo con estos Términos, no uses la Plataforma y avísale al Colegio.

4. Cómo se reparten los papeles

• El Colegio decide a quién le da acceso, con qué papel y qué módulos usa. Es el responsable de los datos de su comunidad y de lo que su personal registra en la Plataforma (asistencia, notas, ventas, mensajes, decisiones sobre recargas y fiado).
• Virtual Tec provee la tecnología, la mantiene y la aloja. Frente a los datos de la comunidad del Colegio actúa como encargado del tratamiento, siguiendo las instrucciones del Colegio. Los detalles están en la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Cada usuario responde por el uso que hace de su cuenta.

Virtual Tec no interviene en la relación educativa, disciplinaria ni comercial entre el Colegio y sus familias. Las preguntas sobre una nota, una falta, una venta o un saldo se resuelven con el Colegio.

5. Cuentas y credenciales

1. Una sola forma de entrar. Todas las personas entran con correo electrónico y contraseña. Extudents no envía mensajes de texto (SMS).
2. Creación. El Colegio crea la cuenta del personal, de los acudientes y, si quiere, de los estudiantes. Puede hacerlo con una invitación al correo o con una contraseña temporal que la Plataforma obliga a cambiar en el primer ingreso.
3. Recuperación. Si olvidas la contraseña, la Plataforma envía un código de seis cifras al correo registrado. Nadie de Virtual Tec ni del Colegio te pedirá tu contraseña ni ese código.
4. Tu responsabilidad. Mantén la contraseña en reserva, no la compartas y no dejes la sesión abierta en un equipo ajeno. Si crees que alguien entró a tu cuenta, cambia la contraseña y avísale al Colegio.
5. Datos correctos. Mantén al día tu correo y tu celular. El correo es obligatorio para los acudientes porque por ahí llegan los avisos y la recuperación de la contraseña.
6. Varios colegios. Una misma persona puede tener papeles en más de un colegio con la misma cuenta. Cada colegio solo ve lo suyo.
7. Desactivación. El Colegio puede desactivar una cuenta en cualquier momento. La desactivación corta el acceso desde la siguiente petición; no borra la historia del estudiante ni sus registros.

6. Qué puede hacer cada papel

Los permisos exactos los ajusta cada Colegio dentro de los límites que la Plataforma permite.

7. Usos permitidos y prohibidos

Puedes usar Extudents solo para fines relacionados con la vida escolar del Colegio.

Está prohibido:

1. Entrar con la cuenta de otra persona o intentar ver datos de estudiantes que no están a tu cargo.
2. Intentar evadir los controles de acceso, probar vulnerabilidades sin autorización escrita de Virtual Tec, o interferir con el funcionamiento de la Plataforma.
3. Subir comprobantes de pago falsos, alterados o ya usados, o registrar recargas que no ocurrieron.
4. Publicar o enviar contenido ilegal, ofensivo, discriminatorio, que acose o que exponga la intimidad de un niño, niña o adolescente.
5. Usar los datos de la comunidad para fines comerciales, publicitarios o ajenos al Colegio.
6. Copiar, descompilar o hacer ingeniería inversa del software, o usarlo para construir un producto competidor.
7. Extraer datos de forma automatizada (raspado) fuera de las exportaciones que la Plataforma ofrece.
8. Fotografiar o grabar la pantalla del kiosco de portería para identificar a otras personas.

8. Contenido que suben los usuarios

Mensajes, permisos con sus soportes, tareas y entregas, comprobantes de recarga y demás contenido son responsabilidad de quien los sube.

• Conservas los derechos sobre tu contenido. Le concedes a Virtual Tec una autorización limitada, no exclusiva y gratuita para alojarlo, copiarlo técnicamente y mostrarlo solo a quienes deben verlo según la configuración del Colegio, durante el tiempo necesario para prestar el servicio.
• Las conversaciones son privadas de sus miembros. La Plataforma no da acceso a una conversación a quien no participa en ella, tampoco a coordinación ni al operador. Los avisos por correo o notificación dicen quién escribió, no qué escribió. Virtual Tec solo accede técnicamente al contenido de una conversación, de forma excepcional, por orden de una autoridad competente o para atender un incidente de seguridad; ese acceso se limita a lo necesario, queda en un registro y se le informa al Colegio.
• Virtual Tec puede retirar contenido que viole estos Términos o la ley, y avisará al Colegio.

9. Asistencia y portería

1. El Colegio registra la entrada y la salida con carnet de código de barras, código manual, reconocimiento facial o huella, o con el registro del portero.
2. El reconocimiento facial y la huella son voluntarios. Solo funcionan con la autorización expresa del representante legal del estudiante (o del propio adulto, si es personal del colegio). Quien no autoriza sigue entrando con carnet o código, sin ninguna consecuencia. Ver la Autorización para el tratamiento de datos biométricos.
3. Los avisos de llegada, salida o ausencia son informativos. Dependen de que la portería registre el paso y de que el correo o la notificación lleguen. No reemplazan los protocolos de cuidado y custodia del Colegio ni la comunicación directa en una emergencia.
4. Un paso registrado por error solo se deshace dentro de las dos horas siguientes, con motivo, y queda constancia de quién lo hizo.

10. Billetera, recargas, pagos y fiado

1. Extudents registra; el dinero lo recibe el Colegio. Las consignaciones, transferencias y pagos en efectivo se hacen directamente al Colegio, por los canales que el Colegio publica en la app. Virtual Tec no recibe, no custodia y no transfiere dinero de las familias ni del Colegio.
2. No somos entidad financiera. Virtual Tec no es un establecimiento bancario ni una sociedad de pagos, no capta recursos del público y no está vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. La billetera no es un depósito, no genera intereses y su saldo es un registro contable del Colegio.
3. Recargas con comprobante. Quien recarga sube la imagen o el PDF del comprobante. El Colegio lo revisa y aprueba total o parcialmente. La Plataforma rechaza un comprobante que ya fue presentado. Si el Colegio lo activa, una herramienta de inteligencia artificial lee el comprobante y sugiere un resultado; la herramienta nunca rechaza una recarga y solo la aprueba sola si el Colegio encendió esa opción y todo coincide.
4. El libro no se edita. Cada recarga, compra, ajuste o reverso queda como un movimiento nuevo con su autor y su motivo.
5. Fiado. El fiado existe solo si el Colegio lo habilita con un cupo y el acudiente lo autoriza desde la app, con un cupo igual o menor. El acudiente puede revocar la autorización en cualquier momento; la deuda que exista sigue vigente. La deuda es con el Colegio. Extudents no reporta información a centrales de riesgo; si el Colegio decide hacerlo, lo hace bajo su propia responsabilidad y cumpliendo la Ley 1266 de 2008.
6. Ventas. El vendedor de los productos de la tienda o cafetería es el Colegio (o quien opere la tienda por cuenta suya). Las garantías, devoluciones y precios se rigen por la relación entre ese vendedor y el comprador, incluida la Ley 1480 de 2011 cuando aplique.
7. Devolución de saldos. Las reglas para devolver un saldo a favor cuando un estudiante se retira las define el Colegio, que debe publicarlas a su comunidad. La Plataforma le permite aplicarlas con un ajuste de la billetera, que queda como un movimiento nuevo con su autor y su motivo.

11. Avisos y comunicaciones

• La Plataforma envía avisos por la bandeja de la app (siempre), por notificación al celular y por correo electrónico, según lo que el Colegio active. Cada persona puede silenciar los avisos que no quiere recibir desde la app.
• Extudents no envía SMS.
• Aceptas recibir por medios electrónicos las comunicaciones relacionadas con el servicio. Esas comunicaciones producen efectos como si se hubieran entregado por escrito (Ley 527 de 1999).

12. Disponibilidad, mantenimiento y soporte

1. Virtual Tec hace esfuerzos razonables para que la Plataforma esté disponible, pero no garantiza un funcionamiento ininterrumpido ni libre de errores. Los niveles de servicio, si los hay, constan en el contrato con el Colegio.
2. La portería, el kiosco y la toma de lista siguen funcionando sin internet y envían lo pendiente cuando vuelve la conexión. Si un dispositivo se pierde antes de sincronizar, esos registros pueden perderse.
3. Virtual Tec puede hacer mantenimientos programados y, cuando sea posible, los avisará con anticipación.
4. El soporte se presta al Colegio. Las familias y los estudiantes deben acudir primero al Colegio.
5. Si el Colegio está suspendido por falta de pago u otra causa contractual, la Plataforma queda en modo de solo lectura: se puede consultar y exportar, pero no registrar cambios.

13. Propiedad intelectual

1. El software, el diseño, las ilustraciones, las marcas "Extudents" y "Virtual Tec", la documentación y los demás elementos de la Plataforma pertenecen a Virtual Tec o a sus licenciantes, y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993, la Decisión Andina 486 de 2000 y demás normas aplicables.
2. Virtual Tec le concede a cada usuario una licencia limitada, personal, no exclusiva, intransferible y revocable para usar la Plataforma mientras tenga acceso y solo para los fines de estos Términos.
3. Virtual Tec conserva todos los derechos sobre sus marcos de trabajo, librerías, herramientas, metodologías y conocimiento técnico, aunque los haya adaptado para un Colegio.
4. Los datos de la comunidad del Colegio no son de Virtual Tec: son del Colegio y de sus titulares.
5. Si nos envías sugerencias, podemos usarlas para mejorar la Plataforma sin obligación de pago.

14. Datos personales

Virtual Tec trata los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Lee la Política de Tratamiento de Datos Personales, el Aviso de privacidad y la Política de cookies y almacenamiento local.

15. Suspensión y terminación

1. Virtual Tec puede suspender una cuenta si detecta un uso contrario a estos Términos, un riesgo de seguridad o una orden de autoridad competente, y se lo informará al Colegio.
2. El Colegio puede desactivar cuentas y retirar estudiantes en cualquier momento.
3. Cuando termina el contrato con un Colegio, el acceso de su comunidad termina. La devolución y supresión de los datos sigue lo pactado en el Contrato de Transmisión de Datos Personales.

16. Limitación de responsabilidad

1. La Plataforma se presta "en el estado en que se encuentra". Virtual Tec no responde por: decisiones que el Colegio tome con base en la información registrada; errores de registro del personal del Colegio; fallas de internet, de los dispositivos del Colegio o de los usuarios; ni por servicios de terceros como bancos, billeteras digitales, proveedores de correo o de notificaciones.
2. En ningún caso Virtual Tec responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad o daño emergente no previsible.
3. Frente al Colegio, la responsabilidad total de Virtual Tec por cualquier causa se limita al valor efectivamente pagado por el Colegio a Virtual Tec en los doce (12) meses anteriores al hecho que origina la reclamación.
4. Estas limitaciones no aplican a los casos de dolo o culpa grave, ni limitan los derechos irrenunciables de los consumidores o de los titulares de datos personales previstos en la ley.

17. Indemnidad

Si un usuario incumple estos Términos o la ley y eso le genera una reclamación a Virtual Tec, ese usuario mantendrá indemne a Virtual Tec en la medida en que la ley lo permita.

18. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se someterán a los jueces de Barranquilla, Atlántico, sin perjuicio de las acciones que la ley reserva a los consumidores y a los titulares de datos personales ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

19. Cambios a estos Términos

Virtual Tec puede actualizar estos Términos. Publicará la nueva versión con su fecha de vigencia y, si el cambio es importante, lo avisará en la Plataforma o por correo con al menos quince (15) días calendario de anticipación. Cuando cambia la versión, la app y el panel te piden aceptarla expresamente antes de seguir usándolos, y la Plataforma guarda qué versión aceptaste y cuándo.

20. Disposiciones generales

• Si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes.
• Que Virtual Tec no exija un derecho en un momento no significa que renuncie a él.
• El usuario no puede ceder su cuenta. Virtual Tec puede ceder su posición a una sociedad que continúe prestando el servicio, avisándole al Colegio.
• Estos Términos están escritos en español, que es la versión que prevalece.

21. Contacto

• Correo: info@virtual-tec.com
• WhatsApp: +57 300 814 1085
• Dirección: Calle 77b # 57-141, Oficina 212, Centro Empresarial Las Américas, Barranquilla, Atlántico, Colombia.

Para temas de datos personales escribe con el asunto "Habeas Data".

Estos Términos son coherentes con los términos y condiciones de Virtual Tec, que aplican a los demás servicios de la empresa.