Autorización para el Tratamiento de Datos Biométricos

Este texto corresponde a la versión v2.0 del aviso biométrico registrado en la plataforma ("rostro y huella para el control de entrada y salida en portería"). Se acepta desde la app de Extudents, en Cuenta → Privacidad → Autorización biométrica, por cada estudiante.

1. Quién trata los datos

• Responsable: el colegio en el que está matriculado el estudiante, cuyo nombre aparece en la app. Su NIT, su dirección y su canal de atención de datos personales están en la política de tratamiento de datos del colegio; la coordinación del colegio o Virtual Tec los entregan a quien los pida.
• Encargado: VIRTUAL TEC S.A.S., NIT 900.125.927-4, Calle 77b # 57-141, Oficina 212, Centro Empresarial Las Américas, Barranquilla, Atlántico. Correo info@virtual-tec.com (asunto "Habeas Data") · WhatsApp +57 300 814 1085. Opera Extudents por cuenta del colegio.

2. Por qué te pedimos esta autorización

El colegio quiere registrar la entrada y la salida del estudiante en la portería reconociendo su rostro o su huella, para que no dependa de llevar el carnet.

Los datos biométricos son datos sensibles (Ley 1581 de 2012, artículo 5), y los de un niño, niña o adolescente requieren cuidado especial (artículo 7 de la misma ley y Ley 1098 de 2006). Por eso la autorización debe ser expresa, la debe dar el representante legal y debe tenerse en cuenta la opinión del estudiante.

3. Es voluntario

• No estás obligado a autorizar el tratamiento de estos datos sensibles (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.3).
• Si no autorizas, el estudiante entra con su carnet o su código exactamente igual que hoy. No tiene ninguna consecuencia académica, disciplinaria ni de ningún otro tipo.
• Puedes revocar la autorización cuando quieras, desde la misma pantalla de la app.

4. Qué se guarda y qué no

Rostro

1. En el registro, coordinación toma hasta tres fotos del estudiante (de frente y girando levemente a cada lado) con un dispositivo del colegio. El dispositivo detecta y alinea la cara y calcula una plantilla numérica de 192 números.
2. A la plataforma llega solo esa plantilla. Las fotos son archivos temporales y la app las borra del dispositivo al guardar o cancelar el registro. No se guardan fotos del rostro.
3. En la portería, la tableta calcula la plantilla de quien se pone frente a la cámara y la envía al servidor; la tableta no guarda rostros ni envía imágenes. El servidor la compara solo con las plantillas de las personas de esa sede que tienen autorización vigente.
4. La plantilla no es una foto y no está diseñada para reconstruir la cara.

Huella

1. La huella se registra en el terminal de huella del colegio, y la plantilla de la huella se queda en ese terminal.
2. Extudents guarda únicamente qué número (PIN) corresponde al estudiante y recibe del terminal el PIN y la hora de cada marca.

Registros que acompañan

• De esta autorización queda constancia con fecha y hora, dirección IP y dispositivo desde donde se dio, quién la dio, la versión del aviso aceptada y la declaración sobre la opinión del estudiante.
• De cada intento de reconocimiento facial queda un registro con el resultado (aceptado, no reconocido o ambiguo), la persona reconocida si la hubo y la medida de similitud. No contiene imágenes ni plantillas.
• No se graba video de la portería.

5. Para qué se usan

Solo para registrar la entrada y la salida del estudiante en la portería del colegio y mostrar en la pantalla de la portería su nombre y curso como confirmación. No se usan para ningún otro fin, no se comparten con terceros distintos de los proveedores tecnológicos que alojan la plataforma, y no se usan para publicidad ni para crear perfiles.

El reconocimiento facial es una comodidad, no un control de seguridad: el portero sigue viendo la pantalla.

6. Cuándo se borran

• Al revocar la autorización: la plataforma borra de inmediato la plantilla facial y el PIN, y ordena a cada terminal de huella del colegio borrar la plantilla de la huella en su siguiente conexión. El borrado queda en una bitácora que no se puede modificar.
• Si el colegio apaga la biometría: se borran automáticamente todas las plantillas faciales y los PIN de ese colegio.
• Si cambia el aviso: una autorización dada bajo una versión anterior deja de servir para el nuevo uso; la app la muestra "por renovar" y el estudiante entra con carnet hasta que se renueve.
• Si el estudiante se retira del colegio: al registrar el retiro, la plataforma revoca automáticamente la autorización: la portería deja de reconocerlo, se borran de inmediato la plantilla facial y el PIN, el borrado queda en la bitácora y cada terminal de huella del colegio recibe la orden de borrar la huella.

7. Tus derechos

Como representante legal del estudiante puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, pedir prueba de esta autorización, saber cómo se han usado, revocarla y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Ley 1581 de 2012, artículo 8). Ejércelos primero ante el colegio o escribiendo a info@virtual-tec.com con el asunto "Habeas Data". Más detalles en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

8. Texto que se acepta en la app

El representante legal marca las dos casillas, que aparecen sin marcar:

☐ Autorizo el tratamiento de los datos biométricos (rostro y huella) de [nombre completo del estudiante] para el control de entrada y salida en portería.

☐ Le expliqué a [nombre del estudiante] para qué es y tuve en cuenta su opinión.

Al pulsar "Autorizar" declaro que soy representante legal del estudiante, que leí este documento, que entiendo que la autorización es voluntaria y revocable, y que el estudiante puede seguir entrando con su carnet si no autorizo. El botón "Prefiero sólo el carnet" cierra la pantalla sin autorizar.

La plataforma solo acepta la autorización de un acudiente que el colegio registró como representante legal del estudiante.

9. Personal del colegio

Un adulto del personal (docente, administrativo, portería u otro) autoriza por sí mismo el tratamiento de su rostro y su huella desde Cuenta → Personal → Mi biometría, en las mismas condiciones: es voluntario, quien no autoriza entra con su carnet o su código, y revocar borra sus datos.

Autorizo al colegio a tratar mis datos biométricos (rostro y huella) para el control de mi entrada y salida en la portería, en los términos de este documento. Entiendo que no estoy obligado a autorizarlo y que puedo revocarlo cuando quiera.

Antes de autorizar, la pantalla muestra en resumen la información de la sección 4 (que es opcional, qué se guarda, para qué se usa y que revocar borra los datos), enlaza este documento completo y exige marcar la casilla "Entiendo que es opcional y autorizo el tratamiento de mi rostro y mi huella para la portería", que aparece sin marcar. Solo entonces se habilita el botón "Autorizar mi biometría".